Мы предлагаем специально оборудованные помещения предназначенные для сохранения и организации бумажных документов. Услуга хранения архивов необходима для обеспечения безопасности, конфиденциальности информации, а также упрощает доступ к необходимым документам в будущем. Мы понимаем, что за каждым документом стоит история вашего бизнеса, достижений, идей. Но что если важные бумаги потеряются или повредятся? Наша услуга по архивному хранению документов — это ваша гарантия сохранности и надежности.
Виды документов подлежащих архивному хранению
Существует множество документов, которые подлежат архивному хранению в различных организациях и учреждениях. Среди них выделяются юридические документы, такие как уставы, договоры, свидетельства и лицензии. Также архивируются финансовые, включая отчёты о доходах и расходах, бухгалтерские книги и банковские выписки. Не менее важными для архивного хранения являются исторические документы, например, старые фотографии, письма, отчёты и протоколы заседаний. Все эти виды документов играют важную роль в сохранении истории, обеспечении правовой защиты и обеспечении эффективного управления в организациях. Каждая категория требует особого внимания при хранении, чтобы обеспечить сохранность и доступность информации на протяжении длительного времени.
Особенности хранения бумажных документов
Документы требуют специальных условий хранения, таких как поддержание определенной температуры и влажности, защита от пожара, воды. Они также могут быть утеряны или повреждены. Поэтому мы регулярно проводим инвентаризацию и мониторинг состояния бумажных документов для предотвращения потерь, повреждений.
Организация архивного хранения
Организация хранения документов играет ключевую роль в сохранении и управлении документацией. Этот процесс включает в себя не только упорядочение и классификацию документов, но и выбор оптимальных методов, обеспечение безопасности и доступности информации. Цель организации хранения документов - обеспечить эффективное управление и соответствие законодательству.
Процесс сортировки, индексации и маркировки документов - Мы используем сортировку по категориям, установление уникальных идентификаторов и разработку системы индексации. Каждый документ должен быть четко помечен и классифицирован, чтобы обеспечить легкий доступ к архиву.
Выбор оптимальных методов и систем хранения - Мы поможем с выбором метода, учитывая тип документов, объём, требования к конфиденциальности и доступности.
Помещения для архива - Наши помещения соответствуют всем требованиям, таким как: наличие хорошей вентиляции, освещения и средств безопасности. Учитывается оптимальное использование пространства, с помощью установки стеллажей и правильной маркировки документов.
Преимущества аутсорсинга архивного хранения
Преимущества аутсорсинга архивного хранения заключаются в экономии времени и ресурсов организации. Передача ответственности за хранение документов специализированным компаниям позволяет сосредоточиться на основной деятельности бизнеса.
- Экономия времени и ресурсов организации
Одним из ключевых преимуществ аутсорсинга является освобождение времени и ресурсов организации. Передача ответственности за хранение и управление документами специализированной компании позволяет сосредоточиться на основной деятельности бизнеса. Это сокращает нагрузку на персонал и позволяет снизить затраты на оборудование, аренду помещений и обслуживание архива.
- Гарантия безопасности и конфиденциальности документов
Услуга аутсорсинга хранения архива обеспечивает надежную защиту документов и конфиденциальную обработку информации. Специализированные архивные компании обычно обладают современными системами безопасности, такими как охранная сигнализация, видеонаблюдение и контроль доступа. Кроме того, они следуют строгим процедурам хранения и обработки документов, что гарантирует их сохранность и невозможность несанкционированного доступа или утраты.
